Da eiendomsselskapet Entra i 2021 skulle avholde sitt årlige arrangement for sine ansatte, måtte de planlegge for 3 ulike scenarier. Resultatet ble – på alle måter – et best case scenario. – Vi hadde konkrete, tallbaserte mål for dette arrangementet. De målene nådde vi, sier Stein-Arne Tjore, kommunikasjon- og merkevaresjef i Entra.
Det ble ikke noe Entra-forum i 2020, så motivasjonen var naturligvis høy for å ta igjen det tapte. Og for å sikre at det ble en suksess, koblet de på Spring Event for å hjelpe dem med både planlegging og gjennomføring.
– Skiftende smittetiltak skapte mye usikkerhet rundt hvordan vi kunne gjennomføre, så vi måtte ha både en plan B og en plan C. Spring Event hjalp oss med dette, slik at vi også var rigget for en digital løsning å falle tilbake på, forklarer Tjore.
Det ble heldigvis ikke nødvendig med noe digitalt kompromiss denne gangen. Så sent som samme uke fikk de endelig grønt lys for fysisk gjennomføring, og ansatte kunne møte opp til et fullspekket program i et av Entras splitter nye Oslo-bygg.
– Vi pleier å ha et faglig program som i stor grad involverer og aktiviserer med fysisk deltakelse, men for å helgardere oss hadde vi laget et fysisk opplegg som kunne fungert både hel-, og deldigitalt, forteller Tjore.
De holdt derfor rene presentasjoner til et minimum. Administrerende direktør holdt et overordnet innlegg om strategi før de gikk over til faglige «fireside chats».
– Her var vi inspirert av TED talks, og hadde samtaleorienterte sofaprater basert på ulike Entra-relaterte tematikker. Det fungerte veldig bra.
Entra er ikke et selskap som gjør ting bare for å gjøre dem. Det gjelder også Entra-forum. Arrangementet skal ivareta det sosiale i et selskap hvor mange sitter på forskjellige steder – og det skal bygge opp under Entras verdiene.
– For oss er dette en arena for både kulturbygging og sosialisering. Det er også et viktig sted for læring, så oppbyggingen av fagprogrammet og balansen med det sosiale var avgjørende. Spesielt etter halvannet år på hjemmekontor.
Såpass systematiske er Entra at de hadde satt seg noen helt konkrete mål for det årlige arrangementet. Det skulle bygge opp under verdiene og visjonene til selskapet – og det skulle bidra til å skape engasjement og arbeidsglede.
– Sammen med Spring jobbet vi strategisk for å få til dette. Det handlet om å velge gjester som kunne øke verdien på innholdet, og å sette sammen den rette mixen av personligheter. Nøkkelen er å ha det gøy, men ikke så gøy at du ikke lærer noe, sier Tjore.
Etter smittetesting to ganger samme uke, møtte de ansatte opp på Rebel ved Tullin, som Entra har revitalisert. Etter litt enkel mingling startet et tettpakket fagprogram kun avbrutt av en trivelig lunsj.
– Deretter ble de ansatte sendt til ulike steder på Tullin, som ikke alle hadde sett, og vi fikk servert gløgg mens vi nøt en utendørskonsert. Her og der kunne folk også få seg noe godt å drikke, og senere ble det avholdt musikkquiz med live-artister.
For å gjøre kvelden komplett hadde selvsagt Spring Event og Entra sørget for en storstilt festmiddag, hvor underholdning bestod av både artister og impro-komikere. Det hele ble rundet av med en minikonsert, før DJ-en spant videre utover de sene nattetimer.
– Hele veien ble det tenkt hvordan vi kunne trekke verdiene våre inn i form så vel som innhold. Alle ble coachet, av både Spring og våre interne ressurser, på hva og hvordan de skulle presentere. Det tror jeg bidro til at dette ble en suksess.
For hvordan gikk det med måloppnåelsen? Ifølge Tjore var resultatene klinkende klare:
– Evalueringen vår i etterkant viste at vi fikk til det vi ønsket å oppnå. Enkelte av parametrene inngår også i medarbeiderundersøkelsene våre, så det er arbeid som teller på lang sikt.
En viktig suksessfaktor, tror Tjore, er nettopp balansen mellom det faglige, det sosiale og det underholdende.
– Her tror jeg vi lykkes med blandingsforholdet, og resultatet ble rett og slett veldig bra. Spesielt gjennomføringen har Spring Event vært virkelig gode på. Det gikk som smurt, sier Tjore og avslutter:
– Vi hadde ikke klart det uten dem.
